Bedrijfsvoering en Resultaten

Dienstverlening

Met ingang van september namen de ondersteunende diensten hun intrede in het Servicekantoor te Zoetermeer. Hiermee kwamen alle services onder één dak. Gelijk daarmee is Het Nieuwe Werken daar ingevoerd wat zijn vervolg ook kreeg op de landgoederen. 
 
Een volgende stap was de verbetering van de dienstverlening vanuit het servicekantoor. Samenwerking van de serviceafdelingen leidde tot één algemeen telefoonnummer voor Service Personeel, ICT en Facilitair bedrijf. 
 
Wijziging van het dienstverleningsconcept maakte dat de HRM-organisatie haar drie onderdelen ‘kantelde’: hierbij is de nieuwe indeling ontstaan van HRM-regioteams, HRM-servicecentrum en HRM-expertisecentrum, waarbij werkprocessen en aansturing verbeterden.

De introductie van e-HRM waarbij digitaal wordt gewerkt in plaats van op papier is tevens een belangrijke verandering en aanleiding voor een nieuwe wijze van samenwerken tussen zorglocaties en de personeelsafdelingen. Deze past naadloos bij de nieuwe visie van Ipse de Bruggen – van ‘zorgen voor’ naar ‘zorgen dat’ - met eigenaarschap dicht bij de werkvloer.

HRM

Eigenaarschap
We willen zo veel mogelijk verantwoordelijkheid bij de zorgprofessionals in de teams leggen. Zij regelen met elkaar niet alleen de zorg maar organiseren ook zo veel mogelijk hun eigen werk. Dat vraagt om nieuwe vaardigheden en leren omgaan met zelf organiseren, oplossingen vinden, samenwerken, besluiten nemen en bijvoorbeeld het omgaan met conflicten. Met onze opleidingen en trainingsmogelijkheden sluiten we daarop aan.  
 
Medewerkers ondersteunen
We gaan zo organiseren dat zorgverleners maximaal in staat worden gesteld om visiegericht te werken en bij te dragen aan kwaliteit van bestaan van onze cliënten. Dat betekent dat we hen nadrukkelijker gaan helpen om steeds op zoek te gaan naar wat de visie concreet kan betekenen in hun eigen praktijk en hoe zij de visie kunnen gebruiken om te reflecteren op hun eigen handelen en op dat van collega’s. Daar ontwikkelen we een aanpak voor. 
 
Goed werkgeverschap
In 2013 is geïnvesteerd in het management-ontwikkelingsprogramma voor locatiemanagers Verdiepend Leiderschap, dat succesvol bleek.
Mede met het oog op de komende transities wordt vanuit de zorg voor werkgelegenheid en de zorgcontinuïteit beleid ontwikkeld dat gericht is op flexibilisering van arbeid en mobiliteit. 
 
Gezondheidsmanagement
In het verzuim is nog steeds sprake van een dalende trend: 4,5 % in 2013 (2012: 4,7%). In 2013 is extra aandacht besteed aan versterking van de regierol van de managers met aandacht voor de benodigde competenties en instrumenten. De periodieke trimestergesprekken tussen RVE manager, HR adviseur en bedrijfsarts hebben meer vorm en inhoud gekregen.  
Professioneel roosteren
In een pilot is een jaar lang geëxperimenteerd met een andere werkwijze van roosteren. Een werkwijze waarbij de regie en het eigenaarschap zijn gebleven waar we vinden dat die horen - op de locatie -, maar waarbij de roosterondersteuning is geprofessionaliseerd. Deze nieuwe werkwijze past bij de beweging die Ipse de Bruggen heeft ingezet. Evaluatie van de pilot heeft laten zien dat de kwaliteit en de tevredenheid rondom roosteren zijn toegenomen, en dat er daarnaast efficiency-voordelen zijn behaald. Vanaf 1 januari 2014 zal de ontwikkelde manier van roosteren fasegewijs in de organisatie worden ingevoerd.
 
E-HRM: van papier naar digitaal
Als resultaat van intensieve samenwerking tussen de personeelsadministratie, HRM en ICT was met ingang 2014 het eerste deel van EASY, het e-HRM systeem, met succes ingevoerd: de salarisadministratie. Veel personele dossiers vereisen nu nog intensief handmatig werk en worden op papier afgehandeld. Komend jaar zullen mutaties direct in het nieuwe systeem kunnen worden verwerkt. Bovendien zullen de managers dan altijd over actuele (stuur)informatie beschikken.  

Informatietechnologie

De grootschalige veranderingen binnen de gehandicaptenzorg dwingen tot strategische (her)oriëntatie en continue innovatie en verbetering. Informatiemanagement speelt een rol in een effectieve sturing daarin.   
Als het gaat om ICT zijn belangrijke stappen genomen: het nieuwe e-HRM systeem, een applicatie voor het inkoopproces, het CVO, het opzetten van het documentenbeheer voor het kwaliteitssysteem, applicaties voor vastgoed en facilitair management en het centraliseren van master management.
Als onderdeel van de ontwikkelde visie op innovatie zijn meerdere e-health initiatieven gestart in de vorm van pilots, zoals het project cliëntenportaal. 
Op het gebied van IT infrastructuur is een aantal grote projecten gestart, waaronder het aanleggen van een glasvezelring en een veilig draadloos netwerk voor alle medewerkers, bezoekers en cliënten.

Vastgoed & Facilitair

De gebouweninventarisatie waarbij de gegevens per pand zijn geïnventariseerd, zijn gekoppeld aan het vastgoedmodel als financieel instrument. Terugloop in capaciteit door nieuwe wetgeving met name van panden voor dagbesteding en jeugdzorg leidde tot een afwaardering van het vastgoed.
 
Voor het vastgoeddossier is het een uitdaging om tijdig in te spelen op de ontwikkelingen. Vraagstukken over eigendom / huurcontractering spelen hierin een prominente rol om risico’s van leegstand te minimaliseren. Daarnaast speelt de NHC (normatieve huisvestingscomponent) een belangrijke rol. Met ingang van 2018 zijn de zorginstellingen volledige risicodrager van de exploitatiegevolgen vastgoed. Het is dus zaak om productieafspraken te maken en te realiseren die  de exploitatie dekken.
 
We willen structureel verantwoord omgaan met de middelen. Daarom is het duurzaamheidsbeleid in Ipse de Bruggen versterkt. Primaire aandachtsgebieden zijn de ontwikkelingen van een energie managementsysteem en beleid onder het thema Veiligheid & Gezondheid.
Vanaf 1 januari 2014 wordt het criterium ‘maatschappelijk verantwoord ondernemen’ (MVO) actief meegenomen in de inkooptrajecten.
 
Het nieuwe inkoopprogramma zal 2014 geheel zijn ingevoerd en is een van de speerpunten om de financiële doelstellingen te bereiken. Vanuit de zorgvisie zal een decentralisatie-beweging worden bezien, dit in relatie met te behalen efficiency-voordelen.
 

Financieel

In 2013 is een directeur Financiën & ICT aangesteld. Een doorontwikkeling van het financiële programma werd beschreven.
 
Stuurinformatie
Een versnelling en verbetering van de maandafsluiting leidde tot kwaliteitsverhoging van de tussentijdse informatievoorziening.
 
Verbetering cliënten- en productenregistratie
Het gegeven dat de financiering steeds meer via gefactureerde zorg en minder op basis van voorschot verloopt was mede reden om de cliëntenadministratie een verbeterslag te maken. De cliëntenadministratie en het administratieve deel van het  zorgloket zijn daardoor samengevoegd. Hiermee is de ondersteuning van locatiemanagers in het indicatiebeheer, de verwerking van mutaties en de productieregistratie verbeterd.